Workflows

Ett workflow är en automation du bygger själv: en trigger (något som händer i workspacet) och steg som körs efter den, ritade från vänster till höger. Öppna Workflows i sidomenyn.

Medlemmar ser workflows och deras körningar. För att bygga, publicera och köra dem behövs behörigheten Automationer (Admin har den). Gäster ser inte workflows.

Bygg ett workflow

Tryck på Nytt workflow och välj Börja från noll, eller en mall (se Börja från en mall nedan). Det öppnas som ett utkast i editorn.
Klicka på den tomma triggern (den streckade rutan med ett +) och välj vad som startar det under Triggers i nodlistan (platsen för första steget visas när en trigger är vald): ett ärende skapas eller ändras, ett ärende förfaller snart (dagen före förfallodatumet), ett ärende är försenat (dagen efter förfallodatumet), en ny kommentar, ett ärende avblockeras (det sista ärendet det väntar på blir klart), någon nämns i en kommentar (en gång per person som nämns, med mentioned.name och mentioned.email), ett meddelande i en projektchatt (message.body; bara chattar i projekt som personen som publicerar workflowet är medlem i, aldrig som gäst), en fil läggs till på ett ärende eller projekt (file.name, file.size), ett projekt skapas eller ändras, en affär vinns i ett kopplat CRM (se App-triggers nedan), Webhook (se nedan), Enligt schema eller Kör manuellt. Enligt schema körs var 5:e, 10:e, 15:e, 20:e eller 30:e minut (jämnt på klockan, till exempel :00, :15, :30, :45), varje timme eller med några timmars mellanrum (ett antal minuter över hel timme), varje dag på ett klockslag eller varje månad på en dag (sista dagen i kortare månader), de veckodagar du väljer, i workspacets tidszon; inställningarna visar de tre nästa tiderna. Det körs högst var 5:e minut; varje körning kostar credits, så ett kort intervall blir snabbt många. Körningen får date, time, weekday (1 = måndag) och scheduledAt (UTC) att använda i stegen. Ett schema körs aldrig direkt när du publicerar, bara på nästa tid; missas en tid med mer än sex timmar (till exempel medan workflowet var pausat) hoppas den över. Lägg till villkor under Bara när för att smalna av, till exempel att item.priority är urgent. Ett workflow kan startas av flera triggers: högerklicka på canvasen eller en trigger och välj Lägg till trigger, eller dra en från fliken Triggers i nodlistan. En ny trigger är inte kopplad än: tryck på dess + eller dra dess koppling till ett steg (se Koppla ihop steg nedan). Workflowet körs en gång per händelse, från den första trigger som passar. Högst 10 triggers, varav högst en Kör manuellt.
Tryck på + efter en trigger eller ett steg för att lägga nästa steg där, kopplat. Lägg till steg längst ned på canvasen, eller högerklick på canvasen och Lägg till steg, lägger ett steg fritt på canvasen (där du klickade) så att du kopplar det som du vill. Båda öppnar nodlistan bredvid canvasen; du kan också dra ett steg eller en trigger från den till canvasen. Det hamnar där du släpper det; öppnades listan från ett + kopplas steget också dit. Listan är uppdelad i sektioner som går att öppna och stänga (siffran visar hur många de innehåller); de sektioner du öppnar kommer editorn ihåg, och en sökning (på namn, vad ett steg gör eller dess undersektion, till exempel Fråga eller Vänta) öppnar alla sektioner med träffar. Större sektioner är uppdelade i små undersektioner, till exempel Ärenden och Projekt, Skicka och Fråga, eller en per app; klicka på en för att stänga eller öppna den. Peka på ett steg (eller gå till det med tangentbordet) för att läsa vad det gör. Stegen är grupperade efter färg:
- Ärenden och projekt (blå): skapa ärende, lägg till kommentar, hitta ärende, hitta ärenden, uppdatera ärende, arkivera ärende, skapa projekt, hitta projekt, uppdatera projekt, projektmedlemmar, koppla ärenden, flytta kort, skapa från mall, fördela i tur och ordning, skapa projekt från mall, arkivera projekt, skapa fil på ärende. Skapa fil på ärende sparar en text- (.txt), Markdown- (.md) eller CSV-fil (.csv) på ett ärende, som om den laddats upp: en veckorapport, mötesanteckningar eller en lista. För CSV anger du en Lista från ett tidigare steg (som {{steps.find.items}}) och vilka Kolumner som ska tas från varje post (ref, title, status), eller skriver CSV:n själv i Innehåll. En fil är högst 1 MB och räknas in i planens lagring, och workflows kan skapa högst 200 filer i timmen i ett workspace. En cell som ett kalkylark skulle köra som formel (börjar med =, +, - eller @) skrivs som text, och text som ser ut som en webbsida nekas. Arkiverade ärenden tar inte emot filer. Skapa projekt från mall skapar ett nytt projekt som en kopia av ett mallprojekt: beskrivning, taggar, tavlor och kolumner, medlemmar och ärenden med underärenden, taggar och beroenden (högst 200 ärenden; arkiverade följer inte med). Alla ärenden börjar i första statusen. Anger du ett Startdatum flyttas förfallodatumen med (en uppgift som förfaller dag 10 i mallen förfaller dag 10 i kopian; mallen behöver ett startdatum för detta); utan startdatum lämnas förfallodatumen tomma. Mallens gäster läggs aldrig till i kopian och behålls aldrig som ansvariga. Lämna Nyckel tom för att skapa en av namnet. Arkivera projekt arkiverar ett projekt, som i appen; inget raderas, och det kan återställas. Fördela i tur och ordning gör en av personerna du väljer till ärendets ansvarig: I tur och ordning ger det till nästa person efter den som steget valde senast, och Minst öppna ärenden till den med minst öppet arbete. Bara medlemmar, aldrig gäster. Flytta kort flyttar ärendets kort till en kolumn på en tavla i ärendets projekt, med tavlans och kolumnens namn (stora eller små bokstäver spelar ingen roll). En kolumn som står för en status, person, prioritet, typ eller tagg sätter det värdet på ärendet, som när du drar kortet; lämna Kolumn tom för att ta ut kortet ur en fri kolumn. Ett steg skapar eller ändrar aldrig tavlor eller kolumner. Projektmedlemmar lägger till en person i ett projekt eller tar bort den (till exempel alla som ska se ett nytt kundprojekt). Bara medlemmar i workspacet, aldrig gäster: gäster bjuds in till projekt av en person, i appen. Ett arkiverat projekt ändras inte. Skapa från mall skapar ett nytt ärende som en kopia av ett mallärende: dess beskrivning, typ, prioritet och taggar, och dess underärenden (högst 50). Ha dina mallärenden i ett eget projekt, till exempel “Mallar”, och välj vilket projekt kopian hamnar i; titel, ansvarig och förfallodatum kan sättas för kopian. Koppla ärenden lägger till eller tar bort ett beroende mellan två ärenden (blockerar, blockeras av, hör ihop med), samma som på ärendesidan; en koppling som skulle få ärenden att vänta på varandra i en cirkel gör att steget misslyckas. Hitta projekt slår upp ett projekt med dess nyckel så att senare steg kan använda dess namn, ansvarig, datum och antal öppna ärenden, till exempel {{steps.find.leadEmail}}; finns inget sådant projekt ger steget found: false. Uppdatera projekt ändrar ett projekts namn, beskrivning, ansvarig, startdatum eller slutdatum; tomma fält lämnas som de är, och ett arkiverat projekt ändras aldrig. Arkivera ärende arkiverar ett ärende och dess underärenden, som i appen; inget raderas, och det kan återställas från Arkiverade ärenden i projektet. Hitta ärenden listar upp till 100 ärenden som passar filtren (projekt, öppna eller klara, status, ansvarig, förfaller före ett datum, ord i titeln), aldrig arkiverade, som items och count; använd det med För varje. Hitta ärende slår upp ett ärende med dess referens (ABC-12, eller ärendet från triggern) så att senare steg kan använda dess fält, till exempel {{steps.find.status}}; finns inget sådant ärende ger steget found: false och körningen fortsätter. Skapa ärende kan fylla i alla fält ett ärende har: titel, beskrivning, ansvarig, status, typ, prioritet, förfallodatum, taggar och förälder. Uppdatera ärende ändrar ett ärendes status, prioritet, ansvarig, förfallodatum, titel, beskrivning, typ, förälder och taggar (Lägg till taggar och Ta bort taggar). Taggar väljs bland arbetsytans befintliga taggar; ett steg skapar aldrig nya taggar, och en tagg som inte finns gör att steget misslyckas. En förälder måste ligga i samma projekt. Låt ett fält stå på Lämna som det är för att behålla det, eller välj Töm fältet för att tömma det. Ändringen görs av workflowet och följer workspacets regel för att stänga ärenden som fortfarande väntar på andra.
- Meddelanden (grön): Skicka notis (en kort notis bland personens notiser om att något hänt, som inte går att svara på), Fråga en person (en ja/nej-fråga i en medlems Inkorg; körningen väntar på svaret, se Fråga en person nedan), Skicka direktmeddelande till en person (inte en gäst) i chatten (ett meddelande som ligger kvar i konversationen, bättre för längre text), Skriv i projektchatt, eller Skicka mejl till en person i workspacet (inte en gäst; aldrig till andra adresser), med ämne och text. Mejlet säger vilket workflow och workspace som skickade det; högst 10 i timmen till samma person och 500 om dagen per workspace. Chattmeddelanden kommer från workflowet självt och visas som “Workflow · ”; det går inte att svara. Ett workflow skriver bara i chattar där den som publicerade det är med, aldrig i ett arkiverat projekt, och skickar högst 20 direktmeddelanden i timmen till samma person och 30 meddelanden i timmen i samma chatt.
- Logik och flöde (grå): Bara en gång per ärende släpper igenom varje ärende en gång för workflowet: första gången fortsätter körningen vid Första gången, varje senare gång vid Redan gjort. En gång per är {{itemId}} om du inte väljer ett annat värde, till exempel en affär eller en e-postadress. Ange Igen efter dagar för att släppa igenom samma ärende igen när så många dagar har gått. Testkörningar räknas aldrig. Är det arbetstid? fortsätter vid Ja mellan två klockslag (till exempel 08:00 och 17:00) på de dagar du väljer (måndag till fredag, måndag till lördag eller alla dagar), i workspacets tidszon, och annars vid Nej. Den kollar nu, eller ett datum och en tid från datan. Ett spann över midnatt (22:00 till 06:00) hör till dagen det börjar. Vid Nej ger den också nextStart, när arbetstiden börjar nästa gång, som Vänta till ett datum kan använda. Helgdagar känns inte till. Räkna och summera arbetar med en lista från ett tidigare steg, till exempel ärendena från Hitta ärenden ({{steps.find.items}}): Räkna hur många det är (med ett Fält, bara de där det har ett värde), Summa, Medelvärde, Minsta eller Största av ett sifferfält, Gruppera och räkna hur många det finns av varje värde (till exempel ärenden per status eller per person, även som text med en rad per värde och top för det vanligaste), eller Slå ihop till text värdena i ett fält. Fält är namnet i varje post, till exempel status eller assigneeEmail. Svaret är {{steps.<steg>.result}}. Det kostar inga krediter. Datum och text räknar ut ett datum eller snyggar till text åt stegen efter: lägg till dagar, arbetsdagar (måndag till fredag), veckor eller månader på ett datum (ett minustal går bakåt), räkna dagarna mellan två datum, formatera ett datum (som 31 december 2026, veckodagen eller veckonumret, på engelska eller svenska), dagens datum i workspacets tidszon, versaler eller gemener, korta av en text, ersätt text, eller dela upp en text i en lista (för För varje). Svaret är {{steps.<steg>.result}}; datum ger också weekday (1 = måndag) och week. Ett datum som saknas, som ett ärende utan förfallodatum, ger ett tomt svar och valid: false i stället för att stoppa körningen. Vänta på ändring håller körningen tills ett ärende ändras som du vill (se nedan). För varje går igenom en lista, oftast ärendena från Hitta ärenden: stegen på utgången Varje körs en gång per post, en post i taget, och sedan fortsätter körningen vid Klar. De stegen använder posten som {{loop.item.title}}, {{loop.item.id}} och så vidare, plus {{loop.index}} (1, 2 …) och {{loop.count}}. Fyll i Samla ihop från varje för att samla ett värde från varje post, till exempel {{loop.item.reference}} – {{loop.item.title}}: det läses efter varje posts steg, och stegen efter Klar får värdena som {{steps.<steg>.collected}} (en lista) och {{steps.<steg>.text}} (en per rad), till exempel för ett sammanfattande meddelande i stället för ett per ärende. Den går igenom högst 100 poster (sätt ett lägre Högst om du vill), varje steg kostar sina credits varje gång, och en För varje kan inte ligga i en annan. En testkörning går igenom stegen en gång, för första posten. Villkor som delar flödet i Ja och Nej, Switch som skickar flödet åt ett av flera håll (upp till 10 fall, vart och ett med egna villkor och valfritt namn, plus Annars för allt som inte stämmer med något; fallen prövas uppifrån och det första som stämmer vinner, eller slå på Skicka till alla fall som stämmer; stegets utdata säger vilka fall som stämde som matched, case och name), Slumpa som skickar varje körning åt ett håll av slumpen (2 till 10 vägar, var och en med en andel i hela procent och valfritt namn; det andelarna lämnar under 100 % går till Annars, så 10 % till en testväg låter resterande 90 % fortsätta som förut; andelarna får bli högst 100 % tillsammans; utdata ger case, name och roll, ett tal från 0 till 99; bra för A/B-tester), filter som stoppar körningen om villkoren inte stämmer, vänta (sekunder, minuter, timmar eller dagar, högst 365 dagar), och Sätt fält, som namnger värden för stegen efter (som du skriver eller hämtar ur datan, vanlig text, upp till 20 fält); ett senare steg använder dem som {{steps.<steg>.<namn>}}. Tryck på Lägg till tid i ett vänta-steg för att kombinera enheter, till exempel 1 timmar + 30 minuter; delarna läggs ihop och summan visas under. Tryck på fx bredvid ett tal för att hämta det ur datan i stället (till exempel {{item.days}}); det läses när steget körs, och ett värde som inte är ett positivt tal väntar ingenting. Eller välj Vänta till för att vänta in ett datum: ett datum ur datan (som ärendets förfallodatum) eller ett fast datum, vid ett Klockslag i workspacets tidszon (fx hämtar det ur datan), med en Förskjutning före eller efter datumet (till exempel 1 dag före förfallodatumet). Saknas datumet eller har det passerat fortsätter körningen direkt; den väntar högst ett år.
- AI (rund, violett): AI-prompt frågar AI:n med din egen instruktion och svarar som text ({{steps.<steg>.text}}), eller som namngivna fält om du listar dem under Svara som fält (till exempel who, when ger {{steps.<steg>.who}}). Sammanfatta sammanfattar text i några meningar, Klassificera sorterar text i en av dina kategorier (upp till 20) och ger category och matched (använd en Switch eller ett Villkor efter), och Skriv text skriver ett svar, en beskrivning eller ett meddelande utifrån din instruktion. Lägg ärendedata och tidigare steg i stegets datafält (Data till AI:n, eller texten att sammanfatta eller klassificera) med {{…}}; instruktionen används precis som den står och kan inte innehålla rundata. Se AI-steg nedan.
- Appar: stegen för appar som workspacet har kopplat (Slack, CRM). De beskrivs nedan. HTTP-anrop ligger under Logik och flöde, bredvid Kör ett workflow och Svara webhook.
Inom en sektion kommer steg som letar upp saker först, sedan de som skapar och ändrar. Triggrarna är grupperade som Ärenden, Kommentarer, Projekt, Kör, schema, webhook och Kopplade appar.
Dubbelklicka på ett steg för att öppna det (tryck Esc för att gå tillbaka till canvasen). Steget visar tre kolumner: Indata, Inställningar och Utdata. Under Inställningar ger Så används steget ett exempel och vad steget ger stegen efter (till exempel {{steps.<steg>.ref}}), och varje fält har en rad om vad det tar emot, till exempel en referens som ABC-12 eller en e-postadress från datan. Triggrarna har samma hjälp. Stäng hjälprutan när du kan stegen; editorn kommer ihåg det.

Utkastet sparas medan du arbetar. Byt namn genom att klicka på namnet högst upp.

Börja från en mall

Nytt workflow öppnar ett galleri: Börja från noll för en tom canvas, eller en av de färdiga mallarna, grupperade som Ärenden, Team, Rapporter och AI, och Formulär och appar:

Påminn före förfallodatum: dagen innan ett ärende ska vara klart får den ansvariga en notis.
Försenat ärende till projektledaren: när ett ärende är försenat får projektets ledare veta det.
Veckostatus i projektchatten: måndag 08:00 räknas öppna ärenden per status och postas i en projektchatt.
Tilldela nya ärenden i tur och ordning: nya ärenden utan ansvarig går till nästa person i en grupp.
Be om godkännande: kör den på ett ärende; en person väljer Godkänn eller Avslå och svaret skrivs som kommentar (inget svar på 7 dagar meddelar den ansvariga).
Välkomstinlägg i nya projekt: varje nytt projekt får ett välkomstmeddelande i sin chatt.
Berätta i projektchatten när ärenden blir klara: när ett ärende flyttas till en klar-status får projektchatten veta det.
Formulär till ärende: ett formulär på er webbplats skickar till workflowets webhook; varje förfrågan blir ett ärende och formuläret får ärendets referens tillbaka.
AI-sammanfattning som kommentar: kör den på ett ärende; AI sammanfattar det i tre punkter och skriver det som kommentar.
Vunnen affär till nytt projekt: när en affär vinns i ett kopplat CRM kopieras ett projekt från ert mallprojekt och teamet hälsas välkommet i dess chatt.

Texterna i mallens steg är på det språk du använder appen på. En mall är ett vanligt utkast: inget körs förrän du publicerar. Kort med en penna har något att fylla i först, till exempel projektet att posta i eller personerna som turas om; publiceringen säger till om något saknas. Testa, ändra det du vill och publicera.

Mappar, ikoner och färger

Tryck på Ny mapp på sidan Workflows för att sortera workflows i mappar. Dra ett workflow till en mapp för att flytta det dit, eller högerklicka på det och välj Flytta till mapp. Öppna en mapp för att se dess workflows; dra ett till Workflows överst för att ta ut det igen. Tryck på Ny mapp inne i en mapp för att skapa en mapp i den, och på Nytt workflow (överst eller på listans sista rad) för att skapa ett workflow i den. Flikarna stannar i mappen du har öppen. Högerklicka på en mapp för att byta namn, ändra Färg eller ta bort den: när en mapp tas bort flyttas dess workflows och mappar upp en nivå.

Listan visar 10 workflows per sida, med mapparna överst på varje sida; använd pilarna under listan för att gå till nästa eller föregående sida.

Högerklicka på ett workflow för att Byta namn, ge det en Ikon och en Färg, flytta det, pausa eller slå på det, eller arkivera eller återställa det. I editorn syns mappen i sökvägen överst, och ikonen bredvid namnet ändrar ikon, färg och mapp.

Ordna och ändra på canvasen

Håll muspekaren över en trigger eller ett steg för knappar ovanför: testa (från triggern, eller fram till steget), Stäng av / Slå på, redigera och ta bort. En nod som är avstängd är blek och överstruken och hoppas över när workflowet körs: en avstängd trigger startar ingenting, ett avstängt steg hoppas över utan kostnad (ett villkor går vidare som Ja, en Switch tar sitt första fall, ett filter släpper igenom allt). När ett test eller en körning spelas upp på canvasen blir länkarna genom ett avstängt steg ändå gröna. Samma val finns i högerklicksmenyn.
Markera: klicka på en trigger eller ett steg för att markera det (dubbelklicka, eller tryck på redigeringsknappen, för att öppna det). Skift- eller Ctrl-klick lägger till en nod eller anteckning i markeringen, och drar du på tom canvas markeras allt rutan rör vid. Dra en av dem för att flytta alla tillsammans; tryck på Delete eller Backsteg för att ta bort dem (en trigger blir alltid kvar) och Esc för att släppa markeringen. Tryck på Ctrl+C och Ctrl+V (Cmd på Mac) för att kopiera och klistra in markerade steg och anteckningar: kopiorna hamnar en bit ned till höger, markerade, med bara länkarna mellan dem, och deras {{steps.…}}-värden pekar på kopiorna. Du kan också klistra in i ett annat workflow i samma flik. Triggers kopieras inte. Flytta canvasen genom att dra med mittenknappen (klick med scrollhjulet), eller håll ned mellanslag och dra.
Dra ett steg för att flytta det; linjerna följer med, och övriga steg och triggers stannar där de är. Städa (nere till vänster) placerar alla steg automatiskt igen; ett steg som flera kopplingar leder till hamnar efter dem alla, i höjd med deras mitt.
Koppla ihop steg: dra från en triggers eller ett stegs utgång (pricken till höger, eller Ja / Nej på ett villkor) till ett annat stegs ingång (pricken till vänster). En utgång kan leda till flera steg: dra ytterligare en koppling från samma prick (upp till 10), så körs grenarna efter varandra, uppifrån och ned, var och en till sitt slut; en Vänta i en gren håller hela körningen, och ett Filter som stoppar avslutar bara sin egen gren. Flera utgångar kan också leda till samma steg, så två triggers eller båda grenarna i ett villkor kan mötas igen; ett steg som två grenar möts i körs en gång för varje. Att koppla eller ta bort en koppling flyttar aldrig stegen. Håll muspekaren över en koppling och tryck på papperskorgen i mitten för att ta bort den, dra bort dess ände och släpp på canvasen, eller högerklicka på den och välj Ta bort kopplingen. Släpper du en ny koppling på tom canvas väljer du ett steg att lägga där. Kopplingar som skulle gå runt i en loop går inte att göra. Ett steg som ingen trigger leder till hamnar under flödet och måste kopplas eller tas bort innan du publicerar.
Byt namn på ett steg genom att klicka på namnet högst upp i steget, till exempel ”Är det akut?” i stället för ”Villkor”.
Högerklicka på ett steg för att redigera, byta namn, lägga till ett steg efter, duplicera eller ta bort det. Tar du bort ett steg kopplas det som ledde till steget ihop med steget efter. Tar du bort ett villkor försvinner också stegen i dess Ja- och Nej-grenar, om inte en annan koppling fortfarande leder till dem. Högerklicka på tom canvas för att lägga till ett steg eller en trigger där du klickade, lägga till en anteckning, testköra, städa eller zooma.
Byt trigger: tryck på Byt i triggerns inställningar, eller högerklicka på den och välj Byt trigger. Namnet och villkoren följer med. Ta bort trigger i samma meny tar bort en av flera triggers.
Anteckningar: högerklicka på canvasen och välj Lägg till anteckning för en lapp. Klicka på lappen för att skriva direkt; formateringen syns medan du skriver. Raden ovanför formaterar texten: rubrik, underrubrik, fetstil, kursiv, genomstruken, punktlista, numrerad lista, länkar samt A−/A+ för mindre eller större text (Ctrl+B, Ctrl+I och Ctrl+K fungerar också; på en länk tar länkknappen bort länken; knapparna lyser för formatet där markören står; Esc eller ett klick utanför stänger). Inklistrad text kommer in som vanlig text. Håll muspekaren över lappen och dra i en kant eller ett hörn för att ändra storlek; lappen följer med medan du drar. Dra den för att flytta den. Högerklicka på den för att byta färg eller Textstorlek (Liten, Mellan, Stor, Extra stor) eller ta bort den. Högerklicka inne i en lapp medan du skriver för klipp ut, kopiera, klistra in, markera allt, formatering, textstorlek, färg och Klar (Skift+högerklick ger webbläsarens egen meny, för stavning). Checklista i raden (☑) gör en lista med rutor: klicka i en ruta för att bocka av, även när du inte skriver; avbockade rader stryks över. Anteckningar körs aldrig.
Ångra: tryck Ctrl+Z (⌘Z på Mac) eller på ångra-knappen bredvid Lägg till steg för att ta tillbaka den senaste ändringen på canvasen, och Ctrl+Skift+Z eller Ctrl+Y (eller gör om-knappen) för att göra den igen. Det gäller att lägga till, ta bort, flytta och koppla steg och triggers, inställningar och anteckningar, upp till 50 steg bakåt medan editorn är öppen. I ett textfält eller en anteckning ångrar Ctrl+Z skrivandet där.
Testkör workflowet finns längst ned på canvasen, efter Lägg till steg och ångra-knapparna (de stannar i mitten när nodlistan är öppen). Den testar hela workflowet: varje kopplad trigger i tur och ordning, var och en med sin egen data, och stegen de leder till (en bock visar vad som kördes). Testet spelas upp steg för steg på canvasen: det börjar i triggern, varje koppling blir grön när testet går längs den, steget som testas snurrar, och en bock (eller ett stopp för ett filter som stoppar) visas när det är klart. En Vänta väntar sin riktiga tid, med tiden kvar på noden; tryck på Hoppa över väntan för att gå vidare direkt, eller Visa resultatet för att se slutet med en gång. Medan ett test körs eller spelas upp blir Testkör workflowet en röd Stoppa: tryck på den för att avbryta testet direkt (det som hunnit visas ligger kvar på canvasen). För att testa en del högerklickar du på en trigger och väljer Testa den här triggern, eller på ett steg och väljer Testa fram till det här steget. Ett test gör aldrig något på riktigt: det visar vad varje steg skulle göra och kostar inga credits. Öppna assistenten bredvid editorn med dess knapp eller Ctrl+J; den är öppen eller stängd som du lämnade den, på alla sidor.

Välj fält och värden

I ett villkor väljer du fältet i en lista med begripliga namn, till exempel Status, Ansvarig eller Förfallodatum. Listan visar det som triggern ger, och efter en testkörning även fälten från tidigare steg.

Värdet är också en lista när fältet har fasta val: era statusar, prioriteter, typer, etiketter, personer och projekt. Datum får en datumväljare. Jämförelsen passar fältet: datum kan vara före eller efter, tal större eller mindre än, etiketter innehåller eller innehåller inte.

Klicka på fx bredvid ett fält eller värde för att skriva ett uttryck i stället. Ett fältuttryck är en sökväg som item.status, och ett värdeuttryck kan använda data, till exempel {{steps.check.result}} eller {{item.assignee}}. Klicka på fx igen för att gå tillbaka till listan.

Kombinera villkor med och/eller

Villkor, filter och triggerns Bara när använder villkorsgrupper:

Mellan två villkor finns en OCH / ELLER-knapp. OCH betyder att båda måste stämma, ELLER att det räcker med ett. Klicka för att byta.
Klicka på Lägg till grupp för en till grupp. Mellan grupperna finns samma OCH / ELLER-knapp.
Till exempel blir ”(prioritet är akut och typ är bugg) eller objektet är försenat” två grupper med ELLER emellan.

Du kan ha upp till 10 grupper med 20 villkor i varje. Ett arbetsflöde går inte att publicera med en tom grupp eller ett tomt fält.

Använd data från tidigare steg

Varje steg kan använda triggerns data och utdata från alla steg före det på samma väg. Kolumnen Indata visar alltid triggerns fält med namn, och efter en testkörning även riktiga värden och vad tidigare steg gav. Dra ett fält från Indata till ett fält under Inställningar, eller klicka i fältet under Inställningar och sedan på värdet i Indata. Det läggs in som {{item.title}} och visas som en grön bricka. Fält från ett tidigare steg ser ut som {{steps.notify.to}}.

Fält som anger en person, ett projekt eller ett ärende är listor, aldrig fritext: välj en person eller ett projekt i workspacet, eller data som Ärendets ansvarig, Den som gjorde det, Ärendet från triggern eller Ärendet som skapades i ett tidigare steg. Klicka på fx för att skriva ett uttryck i stället.

Mallar är vanlig text. Inget i dem körs någonsin som kod.

Hämta testdata

Öppna triggern och tryck på Hämta testdata. Den hämtar en riktig händelse ur ert workspace: välj ett ärende under Hämta från (de senaste ärendena listas, och du kan söka), eller behåll Senaste händelsen som passar triggern. Eller tryck på Använd exempeldata för att testa med påhittad data byggd på era egna statusar, personer och projekt, till exempel innan något har hänt i workspacet. Triggerns Utdata visar då vad som hämtades, och alla steg efter visar värdena under Indata. Innan dess visar Indata bara fältens namn. Tryck på Rensa testdata (i Utdata eller på testraden under ytan) för att ta bort testkörningen och dess data från editorn; inget i workspacet ändras.

Testkörning

Testkör kör utkastet på riktig data från workspacet utan att ändra något och utan att dra workflow-credits. AI-steg frågar AI:n på riktigt i ett test, så att du ser ett riktigt svar; det drar dina egna credits för AI-assistenten, och om du inte får använda assistenten eller har slut på credits visar steget bara vad det skulle fråga. Den använder den senaste händelsen av triggerns sort som klarar triggerns villkor (raden längst ner visar vilket ärende), eller ärendet som är valt under Hämta från i triggern. Steg som kördes får en bock; öppna ett steg för att se vad det skulle ha gjort under Utdata.

Publicera och versioner

Inget körs förrän du trycker på Publicera. Varje publicering sparas som en ny version (v1, v2 …), och en körning blir alltid klar på den version den startade med. Utkastet sparas av sig självt medan du arbetar (etiketten visar Sparar …); ändringar efter en publicering syns som Sparat · inte publicerat tills du publicerar igen.

Under Versioner kan du titta på en gammal version (bara läsa), jämföra utkastet med versionen som är live (ändrade steg markeras) och återställa en gammal version till utkastet. Att återställa publicerar den inte. För att ångra en publicering i ett steg trycker du på Rulla tillbaka på en tidigare version: när du bekräftat körs den versionen igen från och med då, workflowet slås på och utkastet blir likadant som den versionen (opublicerade ändringar i utkastet ersätts, vilket bekräftelsen säger). Ingen ny version skapas, så listan visar den gamla versionen som aktiv igen, och körningar som redan pågår blir klara på den version de startade med. Att rulla tillbaka kontrolleras som en publicering, så en version som inte längre är giltig (till exempel ett steg i en app som inte längre är kopplad) kan inte gå live.

Med reglaget Aktiv pausar eller startar du ett publicerat workflow. Ett publicerat workflow med triggern Kör manuellt har en stor grön Kör-knapp ovanför Testkör workflowet längst ner på canvasen. Den kör den publicerade versionen på riktigt (det kostar credits) och du följer körningen steg för steg på canvasen; den sparas också under Körningar. Samma Kör-knapp finns i fliken Körningar och på workflowets rad i listan. Skriv ett ärende först för att köra det på det ärendet.

Exportera och importera

Tryck på Exportera (nedladdningsikonen överst i editorn) för att ladda ned workflowet som en JSON-fil: utkastet, eller den gamla version du tittar på. Värden i headers som ser hemliga ut i HTTP-anrop (till exempel Authorization eller X-Api-Key) tas bort; fyll i dem igen efter en import. Allt annat följer med som det står, till exempel URL:er, e-postadresser och texter i stegen, så titta igenom filen innan du delar den.

På sidan Workflows trycker du på Importera och väljer en fil (högst 200 kB). Den blir ett nytt utkast i den öppna mappen, och editorn öppnas på det. En import publicerar eller slår aldrig på något: filen kontrolleras som vilket sparat utkast som helst, och inget körs förrän du publicerar. Webhook-URL:er, tillåtna HTTP-värdar och kopplade appar ingår inte i filen; ställ in dem i workspacet du importerar till.

För att läsa in en fil i ett workflow du redan har öppnar du det och trycker på Importera (uppladdningsikonen överst i editorn). När du bekräftat ersätter filen utkastet; tryck på Ctrl+Z för att ångra, och inget publiceras förrän du publicerar.

Bygg med Claude eller ChatGPT

När Claude, ChatGPT eller en annan assistent är kopplad till din arbetsyta (AI-assistenter) kan du be den bygga workflows direkt i chatten: ”Gör ett workflow som skriver i projektchatten när ett ärende blir klart”. Den kan läsa era workflows, skapa nya som utkast och ändra utkast. Den publicerar, slår på eller kör aldrig ett workflow, och den ger dig en länk till utkastet varje gång: öppna det, testa och publicera själv. Den behöver en koppling som får ändra saker, och din roll måste få bygga workflows. Det den gör loggas i granskningsloggen under ditt namn, märkt via Claude (eller assistentens namn).

Körningar

Fliken Körningar visar de senaste körningarna med deras nummer i det här workflowet (#1, #2 …), vad som startade dem (ett ärende, eller till exempel Startad för hand av en person, Enligt schema eller Från webhooken), status, version och credits. Öppna en körning för att se varje steg och vad det gav; ett steg som misslyckades öppnas av sig självt och visar varför, med appens eget meddelande när en app svarade med ett fel. Tryck på Visa på canvasen för att spela upp körningen steg för steg på versionen den körde: varje koppling blir grön när körningen går längs den, en bock eller ett stopp visas på varje steg, och ett steg som misslyckades markeras med rött: peka på det för att läsa varför, eller öppna det för att se körningens data under Indata och stegets svar eller fel under Utdata. En körning som pågår följs live; steget den står på snurrar, och en Vänta visar tiden som är kvar. Tillbaka till utkastet avslutar.

När en körning misslyckas får personerna bakom workflowet veta det i sin Inkorg: den som skapade det och den som publicerade versionen som körde (bara medlemmar; kan ingen av dem få det går det till workspacets ägare och admins). Notisen visar felet och länkar till Körningar. Ni får det högst en gång i timmen per workflow, så ett workflow som misslyckas om och om igen fyller inte Inkorgen.

En misslyckad körning kan köras om från steget som misslyckades: öppna den under Körningar och tryck på Kör om från …. Den kör den publicerade versionen, så rätta felet, publicera och kör sedan om. Stegen före det som misslyckades körs inte igen, och det de gav sparas (en kommentar som redan skrivits skrivs inte två gånger). Det kräver rätten att bygga workflows och ett aktivt workflow, och steget måste finnas kvar i den publicerade versionen.

Inbyggda flöden

Inbyggda flöden följer med en ansluten app (till exempel skapa ett projekt när en affär vinns i Attio) och visas längst ner på sidan Workflows med appens ikon. Slå på eller av dem där, eller öppna ett för att se dess trigger och steg på canvasen i läsläge. De är gratis.

AI-steg

När AI är avstängt i workspacet (ingen AI-källa, eller Tillåt AI-steg i arbetsflöden avslaget under Inställningar → AI-assistent) visas AI-steg på canvasen som AI är avstängt och kan inte läggas till från nodlistan. En körning som når ett sådant steg stoppar med ett fel tills en admin slår på AI-stegen.

AI-steg är byggda så att de inte går att missbruka:

AI:n har inga verktyg. Den kan bara läsa det steget ger den och svara; den kan inte ändra något, anropa något eller välja nästa steg.
Datafältet (ärendetext, kommentarer, tidigare steg) kan skrivas av vem som helst, så AI:n får besked att bara behandla det som material och aldrig följa instruktioner i det. Din instruktion är den enda uppgiften, och den kan inte innehålla rundata.
Svaret måste ha rätt form: text upp till 4 000 tecken, namngivna fält upp till 1 000 tecken vardera, eller en av dina kategorier (allt annat ger none). Alla andra svar gör att steget misslyckas, utan kostnad.
AI:n ser bara det du lägger i steget, från det här workspacet. Den ser aldrig nycklar, lösenord eller andra workspaces.
En körning frågar AI:n högst 10 gånger, och datan som skickas är högst 20 000 tecken per steg.
AI-steg körs på workspacets AI-inställning (WORK³ AI eller egen nyckel). En admin kan stänga av dem under Inställningar → AI; då misslyckas alla AI-steg och inget skickas. Varje anrop loggas under AI-användning.

Vänta på ändring

Vänta på ändring håller körningen tills ett ärende är som du vill, till exempel tills det är klart, tilldelat eller har en viss prioritet. Välj ärendet att bevaka (oftast ärendet från triggern), ange villkoren under Fortsätt när och hur många dagar den får vänta (1 till 30). Steget tittar igen varje gång ärendet ändras eller får en kommentar. När villkoren gäller fortsätter körningen på Hände; går tiden ut först fortsätter den på Tiden gick ut. Är ärendet redan så fortsätter körningen direkt. Att vänta kostar inget, och en testkörning väntar aldrig.

När ett steg misslyckas

Ett steg som misslyckas (ett projekt som inte finns, en person som inte är medlem, en app som svarar med ett fel) stoppar körningen, och Körningar visar varför. För att hantera det i stället öppnar du steget och sätter Om steget misslyckas till Fortsätt på Fel-vägen. Steget får då en andra utgång, en ljusröd Fel-prick på nedre hörnet, under OK (den blir helt röd när en körning har gått den vägen): dra från den till ett steg, eller tryck på dess +, för att koppla den till stegen som ska köras när det misslyckas, till exempel en notis till den som ansvarar för workflowet. De kan läsa orsaken som {{steps.<steg>.error}}. En Fel-utgång som inte leder någonstans avslutar bara den vägen tyst. Ett misslyckat steg kostar inga credits. Logiksteg (villkor, filter, vänta) har ingen fel-väg.

Fråga en person

Fråga en person stoppar körningen och ställer en ja/nej-fråga till en medlem, till exempel “Kan vi skicka offerten för {{item.ref}}?”. Frågan visas i personens Inkorg med Ja och Nej, och som en notis. När personen svarar fortsätter körningen direkt på stegets Ja- eller Nej-utgång. Svarar ingen inom de dagar du anger (1 till 30, 7 om fältet är tomt) går körningen vidare på Nej. Senare steg kan läsa svaret som {{steps.<steg>.answer}}: yes, no, eller none om tiden gick ut.

Bara personen som fick frågan kan svara, och bara en gång. Gäster kan inte få frågor.
En person kan ha högst 20 öppna frågor från workflows samtidigt; en till gör att steget misslyckas.
Medan den väntar visas körningen som Väntar under Körningar. Vägar efter andra utgångar från ett tidigare steg väntar också, och fortsätter efter svaret.
En testkörning frågar aldrig någon: den visar frågan den skulle ställa och fortsätter på Ja.

Fråga med flera val fungerar likadant, men med 2 till 5 knappar som du namnger själv, till exempel Godkänn, Ändra och Avslå. Varje knapp har en egen utgång på canvasen, och Inget svar tas när tiden går ut. Senare steg läser knappen som {{steps.<steg>.label}} (och dess nummer från 0 som choice). Knapptexterna skrivs i steget och kommer aldrig från körningens data. En testkörning fortsätter på den första knappen.

Triggers för förfallodatum

Ärende förfaller snart startar dagen innan ett öppet ärende förfaller, och Ärende försenat dagen efter förfallodatumet, om ärendet fortfarande är öppet. Båda startar kl. 08.00 i arbetsytans tidszon, så ingen får meddelanden på natten, och var och en startar en gång per ärende och förfallodatum. Är ärendet klart, arkiverat eller har fått ett nytt förfallodatum kl. 08.00, eller gäller inte triggerns villkor längre, stoppas körningen före första steget och körningslistan visar varför. Ärenden utan förfallodatum startar dem aldrig.

Kör ett annat workflow

Kör ett workflow (under Logik och flöde) startar ett annat workflow, så att ett flöde du använder på många ställen kan byggas en gång.

Workflowet som startas måste ha triggern Startas av ett workflow och vara publicerat och aktivt. Annars misslyckas steget (använd Om steget misslyckas för att hantera det).
Välj vilket ärende som skickas med (triggerns ärende som standard) och namnge värden under Värden att skicka, som i Sätt fält. Det startade workflowet använder dem som {{input.<namn>}}, ärendets fält som vanligt, och namnet på workflowet som startade det som {{parent.name}}.
Det startade workflowet körs för sig, som en egen körning: steget väntar inte på det. Det kostar sina egna credits.
Ett workflow kan inte starta sig självt, och kedjor stoppas efter några nivåer, samma gräns som för andra automationer.
En testkörning startar aldrig det andra workflowet; den visar vad som skulle skickas.

Webhook-trigger

Webhook startar workflowet när ett annat system (ett formulär, ett skript, ett annat verktyg) skickar till workflowets egen hemliga URL. Öppna triggern för att se URL:en och tryck på Kopiera.

Skicka en POST med Content-Type: application/json och ett JSON-objekt på högst 64 KB. Svaret är 202 när körningen är köad.
URL:en fungerar bara när workflowet är publicerat och aktivt. Annars svarar den 404, samma som för en felaktig URL.
Varje URL tar emot högst 60 anrop i minuten och 5 000 per dygn; över det svarar den 429. Workflowets egna gränser för körningar gäller också.
Den skickade datan finns i body, till exempel {{body.email}}, och tiden den kom in är receivedAt. Den är bara data: den kan inte utge sig för att vara ett ärende eller en person. Meddelanden använder den som ren text, och AI-steg läser den bara.
Håll URL:en hemlig: den som har den kan starta workflowet. Skapa ny URL stänger den gamla direkt. Bara de som får ändra workflows kan se URL:en.
Hämta testdata använder det senaste anropet till URL:en; Använd exempeldata hittar på en liten body.

Ett workflow kan ha en webhook-trigger.

Svara webhook (under Logik och flöde) ger anroparen ett eget svar i stället för 202: en statuskod (200, 201, 202, 400, 404, 409 eller 422) och en text, till exempel {"id": "{{steps.create.ref}}"}. Värden sätts in som de är. Texten skickas som JSON när den är JSON, annars som vanlig text, aldrig som en webbsida. Anroparen väntar högst 10 sekunder på att körningen når steget, så lägg det tidigt och undvik AI-steg och väntan före det; är körningen långsammare får anroparen det vanliga 202. Bara det första svaret i en körning räknas, och bara anropet som startade körningen får det. Steget fungerar bara i ett workflow med en webhook-trigger; en testkörning visar svaret utan att skicka det.

App-triggers

Gruppen Appar under Triggers visar triggers för de appar som workspacet har kopplat.

Affär vunnen (Attio, HubSpot, Pipedrive) startar workflowet när en affär når det steg du valt som Steg som betyder vunnen på appens sida. Det körs en gång per affär: ändras den vunna affären igen i CRM:et körs workflowet inte igen. Körningen får affärens name, company, amount, currency, closeDate, ownerEmail, contactName, contactEmail, url och dealId.

Affärsdata kommer utifrån workspacet, så den behandlas som all annan text: den används som ren text i meddelanden, och AI-steg läser den bara som data.

App-steg

Gruppen Appar visar steg för de appar som workspacet har kopplat. De använder appens befintliga koppling.

Slack: Skicka direktmeddelande skickar ett meddelande från appens bot till en medlem i workspacet som har länkat sitt Slack-konto. Det når ingen annan, och varje person får högst 20 sådana meddelanden i timmen från workflows.
Slack: Posta i kanal postar i en kanal med dess ID (till exempel C0123456789; öppna kanalens detaljer i Slack för att kopiera det). Bjud först in appen till kanalen. Högst 30 inlägg i timmen per kanal.
Hitta affär (Attio, HubSpot, Pipedrive) läser en affär med dess ID, så att senare steg kan använda dess namn, steg, värde och ägare. Finns ingen sådan affär ger steget found: false och körningen fortsätter.
Uppdatera affär (Attio, HubSpot, Pipedrive) ändrar en affärs steg, värde och (i HubSpot och Pipedrive) slutdatum. Skriv stegets namn som det heter i CRM:et, till exempel Negotiation; tomma fält lämnas som de är, och ett steg som CRM:et inte har gör att steget misslyckas.
Lägg till anteckning (Attio, HubSpot, Pipedrive) lägger till en anteckning på en affär, som vanlig text (högst 5 000 tecken), till exempel en sammanfattning av projektet. I Attio får anteckningen rubriken “Workflow: “ och arbetsflödets namn. Text från körningen blir aldrig formatering eller länkar i CRM:et. I Attio behöver kopplingen behörighet att skriva anteckningar: säger steget att det inte är tillåtet, koppla Attio igen.

Meddelanden skickas som ren text: omnämnanden som @channel och dolda länkar slås inte på. En testkörning visar vad ett app-steg skulle skicka utan att skicka det.

HTTP-anrop

HTTP-anrop (under Logik och flöde) anropar en webbadress och ger svaret till senare steg, till exempel {{steps.http.body.id}} och {{steps.http.status}}.

Bara tillåtna värdar. På sidan Workflows, under HTTP-värdar (klicka för att öppna; stängd visar det nuvarande valet), väljer personer med behörigheten Integrationer Bara de här värdarna och listar dem en per rad (api.example.com, eller *.example.com för dess underdomäner), eller väljer Alla publika HTTPS-adresser. Med Bara de här värdarna och en tom lista kan HTTP-steg inte anropa något; så börjar ett workspace. De som bygger workflows ser valet men kan inte ändra det, så workspacets data går bara dit workspacet har gått med på att skicka den.
Värden skrivs i steget. URL:en måste börja med https:// och värden, utskriven. Data från körningen får finnas i sökvägen och frågan (https://api.example.com/items/{{item.ref}}) men aldrig i värden.
Bara HTTPS på standardporten. Interna, privata och lokala adresser är alltid blockerade, även när ett tillåtet namn pekar på en.
Metoder: GET, POST, PUT, PATCH och DELETE. Headers skrivs en per rad som Namn: värde (högst 10). Innehåll skickas för POST, PUT och PATCH, som JSON när det ser ut som JSON, högst 64 KB.
Omdirigeringar följs inte. Servern har 10 sekunder på sig att svara, och svar över 256 KB stoppar steget. En status på 400 eller mer gör att steget misslyckas, och det gör också en värd som inte längre finns på listan. En körning kan göra högst 20 HTTP-anrop.
En testkörning skickar aldrig anropet. Den visar vad som skulle skickas, med värden i headers som Authorization dolda, och säger om värden inte är tillåten.

Alla som kan öppna workflowet kan läsa dess headers, så använd en nyckel som är gjord bara för detta, med så få rättigheter som möjligt.

Credits

Varje steg som gör något kostar en credit, ett AI-steg 10. Triggers, villkor, filter och vänta är gratis, liksom testkörningar och de inbyggda flöden som följer med en integration. Sidan Workflows visar månadens credits; se Plan och betalning. När credits tar slut väntar workflows till nästa månad eller tills fler credits läggs till.

I editorn visar nedre vänstra hörnet vad en körning av workflowet kostar, till exempel 3 krediter per körning. Peka på det för att se varje stegs del. Med villkor eller andra förgreningar står det Upp till, eftersom bara stegen på vägen som en körning tar räknas, och steg i en För varje (markerade ×) räknas en gång per ärende.

Ni varnas innan det händer. När 80 % av månadens credits är använda, och igen när de tar slut, får workspacets ägare och admins en notis i Inkorgen (en gång var per månad). Sidan Workflows visar en varning vid 80 %, och redan tidigare om takten hittills skulle göra slut på dem innan månaden är slut (med dagen de tar slut). Credits-kortet visar vad månaden landar på i den takten, och Per workflow listar alla workflows som använt credits den här månaden, med credits, andel, körningar och hur många som misslyckades; klicka på ett för att öppna dess körningar.

Säkerhetsgränser

Workflows kan inte användas för att översvämma folk eller skena iväg:

Ett workflow som startar fler än 30 gånger i minuten eller 2 000 gånger per dygn pausar sig självt, och de som hanterar workflows får en notis i inkorgen.
Skicka notis når varje person högst 20 gånger i timmen från workflows.
Ett workflow har högst 50 steg och dess kopplingar går aldrig tillbaka till ett tidigare steg. En För varje upprepar steg högst 100 gånger och kan inte innehålla en annan, och en körning utför högst 1 000 steg totalt. Automationer som triggar varandra stoppas efter tre nivåer.
Workflows tar aldrig bort något.
AI-steg har inga verktyg och deras svar är bara data (se AI-steg).
Pausa alla workflows på sidan Workflows stoppar alla workflows i workspacet direkt. Körningar som väntar fortsätter när du slår av det.
Publicering, paus och återställning loggas i aktivitetsloggen.